Åpenhetsloven

For regnskapsperioden 01. januar – 31. desember 2023

Bakgrunn

Kort om selskapet og implementering av Åpenhetsloven

Denne redegjørelsen er gjeldende for selskapene Meløy Energi AS og Lysvatn AS. Disse selskapene omtales under ett og referert til som Lysvatn AS.

Virksomheten i Lysvatn AS (heretter Selskapet) er omfattet av Lov om virksomheters åpenhet og arbeid med grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold (heretter «Åpenhetsloven»)1 , og plikter dermed å utføre og redegjøre for aktsomhetsvurderinger som skal sikre grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold. Åpenhetsloven stiller blant annet krav til at Meløy Energi må kartlegge og vurdere faktiske og potensielle negative konsekvenser for brudd på menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold både internt hos oss og i vår leverandørkjede. De virksomhetene som er omfattet av loven, må offentlig redegjøre for de aktsomhetsvurderingene som foretas. Redegjørelsen skal oppdateres og publiseres på vår nettside innen 30. juni hvert år og ellers ved vesentlige endringer i virksomhetens risikovurderinger.

Aktsomhetsvurderingene skal foretas i tråd med OECDs retningslinjer for flernasjonale selskaper på området for menneskerettigheter, som samsvarer med FNs veiledende prinsipper for næringsliv og menneskerettigheter (UNGP).

Meløy Energi har arbeidet med å implementere Åpenhetsloven i tråd med OECDs modell for aktsomhetsvurderinger for ansvarlig næringsliv: Aktsomhetsvurderingsprosessen er i modellen delt opp i seks trinn, som er tilpasset i forhold til Meløy Energis størrelse, art, kontekst, samt alvorlighetsgrad av og sannsynlighet for negative konsekvenser.

Nøkkelinformasjon om Lysvatn/ Meløy Energi og vår leverandørkjede

Metodikk: Aktsomhetsvurderingsprosessen

Forklaring av ansvar

Lysvatn AS har i styremøte forankret det utøvende ansvaret i styret, for å sikre at kravene som følger av Åpenhetsloven implementeres, ivaretas og etterleves. I tillegg til at styret tar et utøvende ansvar for å fremme og respektere menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold i Selskapet, er det tildelt følgende mandater i Selskapet:

• Einar Rosting, Daglig leder

Mandat: Overordnet ansvar for ivaretakelse og etterlevelse av Åpenhetsloven i Lysvatn AS.

•  

Mandat: Overordnet ansvar for å innarbeide rutiner for håndtering av informasjonsplikt og sørge for at disse etterleves i Lysvatn AS.

Selskapet har innført etiske retningslinjer for leverandører og forretningspartnere, rutiner for håndtering av informasjonsplikten og plan for risikoanalyser og aktsomhetsvurderinger. Det er også vedtatt at styret skal legge en konkret plan for å sikre etterlevelse av de krav som følger av Åpenhetsloven, samt for hvordan Selskapet i praksis skal arbeide med denne.

De nevnte retningslinjer og rutiner innføres for å konkretisere hvordan Selskapet skal arbeide med grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold, og vil tilrettelegge for at Selskapet kan arbeide systematisk og effektivt med:

i. kartlegging, kontroll og oppfølgning av interne forhold og leverandørkjeden,
ii. utarbeidelse av risikoanalyser og aktsomhetsvurderinger, samt
iii. håndtering av innsynsforespørsler.

Det er vedtatt at styret, i samsvar med de overordnede ansvarlige (ref. nevnte mandater) skal oppdatere relevante rutiner og retningslinjer ved behov.

Kartlegging og identifikasjon av risiko

Internt i egen organisasjon

Selskapet har ferdigstilt arbeidet med kartlegging av interne forhold i Lysvatn AS, for å identifisere hvilke områder som utgjør risiko for negativ påvirkning på menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold.

Basert på vår kartlegging og undersøkelser av faktiske forhold er vi av den oppfatning at vi internt i egen virksomhet hverken forårsaker, bidrar til, eller er direkte knyttet til faktiske eller potensielle negative konsekvenser på grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold. Det er jevnt over lav risiko i Lysvatn AS.

Lysvatn AS er et energiselskap som produserer elektrisitet fra vannkraft og distribuerer elektrisitet gjennom Meløy energi AS. Selskapet er lokalisert i Meløy kommune i Nordland. Vi anser oss selv til å være i en risikofylt bransje. Områdene som er kartlagt og vurdert nærmere i forhold til brudd på grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold, er områder vi mener kan ha høyest risiko for negativ påvirkning av menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold i denne konkrete bransjen.

Listen under er ikke uttømmende, men viser eksempler på områder hvor vi har foretatt aktsomhetsvurderinger internt:

• Tilknytningsformer, ansettelse og oppdragsavtaler.
• Arbeidstid, lønn og ferieavvikling og særlig uavhengige stillinger.
• Helse, miljø og sikkerhet, fysisk- og psykososialt arbeidsmiljø.
• Internkontroll og varslingssystemer.
• Organisasjonsfrihet og medbestemmelsesrett.
• Interne rutiner for grunnleggende menneskerettigheter og anstendig arbeidsforhold.
• Utenlandske arbeidstakere og etiske retningslinjer.
• Personvernsrutiner og risikovurdering av informasjonssikkerhet.

Vi har forankret vårt arbeid med menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold internt i våre etiske retningslinjer som de ansatte plikter å etterleve.

Lysvatn AS har pålagt HMS-dokumentasjon på plass, ansatte og ledelse har fått nødvendig HMS-opplæring og virksomheten har ordninger for medvirkning ved verneombud og arbeidsmiljøutvalg (AMU). De ansatte har arbeidsavtaler og selskapet har kontroll over de ansattes arbeidstid. Virksomheten har god på kontroll på kravene etter personvernregelverket og høy bevissthet knyttet til personvern.

Den gjennomførte kartleggingen og vurderingene av de faktiske forhold viser at det er noen forhold som har hatt et potensielt negativt risikobilde internt i virksomheten, men det er også områder med begrenset mulighet for negativ påvirkning.

Det er ikke avdekket faktiske eller potensielle negative konsekvenser, men det er foreslått konkrete tiltak for å forbedre det arbeidet vår virksomhet gjør for å ha et godt arbeidsmiljø for alle våre ansatte:

• Arbeidet i AMU har vært inaktivt i en periode, men vil reaktiveres våren 2024.
• Selskapet vil gjennomføre risiko- og sårbarhetsanalyser av HMS-risikoer i selskapene, og følge opp dette arbeidet med oppdaterte handlingsplaner. I tillegg vil selskapet gjennomføre nye vernerunder.
• Vi vil tydeliggjøre for de ansatte når de skal benytte avvikssystem og når varslingssystemet for kritikkverdige forhold skal benyttes.
• Vi vil også øke bevisstheten blant de ansatte om viktigheten av åpenhetsloven og vårt arbeid med strukturering av retningslinjer internt.
• Vi ser også at det er hensiktsmessig å gjøre årlige gjennomganger av vårt personvernarbeid for å sikre etterlevelse av personvernregelverket.

Det forventes at vårt arbeid med nevnte tiltak vil bidra til å redusere risiko ytterligere.

Hos våre leverandører

Vi har gjennomført en kartlegging av våre leverandører for å identifisere hvilke områder som utgjør risiko for negativ påvirkning på menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold.

Selskapet anskaffer i all hovedsak tjenester fra bransjer som driver med agentur- og engroshandel, spesialisert bygge- og anleggsvirksomhet og tjenester tilknyttet informasjonsteknologi. Vi legger til grunn at bedriftene har en bransjerisiko for faktiske eller mulige negative konsekvenser på menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold, ettersom de befinner seg i risikoutsatte næringer.

I denne prosessen har vi tatt utgangspunkt i våre leverandører i alle næringer, uavhengig av størrelse på kontrakten. I vurderingen av hvilke leverandører man skal gjennomføre videre oppfølging under Åpenhetsloven, har vi tatt utgangspunkt i landrisiko, bransjerisiko, produktrisiko samt kjent virksomhetsspesifikk risiko. Det er særlig bransjerisiko som danner grunnlaget for grovsortering av leverandørene, men siden mange av leverandører tilhører samme bransje, har vi i Meløy Energi også benyttet oss av andre parametere i utvelgelsen. Dette er blant annet om leverandøren har revisormerknader, og forholdstall som indikerer leverandørens økonomiske tilstand (såkalt z-risiko). Dette for å avdekke om vi har leverandører som er i faresonen for å gå konkurs, noe som vil mulig kunne gi insentiver for å ikke forholde seg lojalt til gjeldende regler f.eks. om arbeidstakeres rettigheter – noe som vi ønsker å følge med på.

Videre har vi benyttet oss av andre indikatorer som størrelse på omsetning fra den enkelte leverandør holdt opp mot omsetning fra de øvrige leverandørene til Lysvatn AS, i tillegg til forholdet mellom leverandørens totalomsetning holdt opp mot vårt kjøp. Sistnevnte gir en indikasjon på påvirkningskraften vi i Lysvatn AS har mot de enkelte leverandørene dersom de finner at f.eks. arbeidstakernes rettigheter ikke er tilstrekkelig ivaretatt.

Med grunnlag i ovennevnte fremgangsmåte har man kommet frem til en liste med selskaper som har en potensiell risiko. Det er deretter foretatt vurderinger av om noen av leverandørene skal gis en lavere prioritet eller en høyere prioritet innbyrdes. Metoden har medført at vi ikke har sett grunnlag for å ta ytterligere tiltak mot våre leverandører, da selskapene enten ikke har nevneverdig egenrisiko, er omfattet selv av Åpenhetsloven eller er større offentlige selskaper.

Gjennom en samlet risikovurderinger har ikke Lysvatn AS funnet faktiske eller potensielle negative konsekvenser på grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold hos våre leverandører.

Oppsummering og veien videre

I arbeidet med Åpenhetsloven har vi så langt forankret ansvarlighet i styret, startet arbeidet med å kartlegge og vurdere faktiske og potensielle negative konsekvenser for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold internt i Selskapet, samt i forhold til våre leverandører. Vi har ikke avdekket faktisk eller vesentlig risiko for negative konsekvenser for grunnleggende menneskerettigheter og/eller anstendige arbeidsforhold.

Arbeidet vårt med Åpenhetsloven er en kontinuerlig prosess, hvor vi på jevnlig basis vil foreta aktsomhetsvurderinger. Vi planlegger bl.a. å følge opp forbedringspunktene etter den interne gjennomgangen, samt å følge opp svar fra våre leverandører.

Videre vil vi fortsette arbeidet med å øke bevisstheten blant våre ansatte og blant våre leverandører om viktigheten av Åpenhetsloven. Et av våre mest sentrale verktøy for å sikre at vi ikke tiltrekker oss useriøse aktører, er å ha gode systemer og rutiner for å avdekke faktisk eller vesentlig risiko for negative konsekvenser på menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold hos våre leverandører, slik at vi reduserer risikoen for brudd på grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold.

SIGNERING
Ørnes, den 25.04.2024
Styret i Lysvatn Holding AS
(m/døtre)

1. Loven gjelder bl.a. for «større virksomheter som er hjemmehørende i Norge, og som tilbyr varer og tjenester i eller utenfor Norge», jf. Åpenhetsloven § 2, 1. avsnitt. Med «større virksomheter» menes «virksomheter som omfattes av regnskapsloven § 1-5, eller som på balansedagen overskrider grensene for to av følgende tre vilkår: 1) salgsinntekt: 70 millioner kroner, 2) balansesum: 35 millioner kroner og 3) gjennomsnittlig antall ansatte i regnskapsåret: 50 årsverk», jf. Åpenhetsloven § 3 bokstav a).

Fant du ikke det du lette etter og ønsker du å komme i kontakt med oss? Send ditt spørsmål til post@lysvatn.no, og vi vil svare deg så fort som mulig.